Un poco de historia detrás de la encuesta de Entorno de Trabajo Genial

Cuando empezé con mi equipo actual, mi lead me pidió que nos enfocaramos en la construcción de cultura de equipo. El equipo era bastante nuevo y se necesitaba un poco de cohesión. Genial, porque la satisfacción en el trabajo, la productividad y en general como percibes el trabajo, depende directamente de lo confortable que te sientes en el entorno más cercano (tu equipo) y de las relaciones de confianza que se construyen en él.

La cultura de equipo es crucial en los entornos remotos, donde el entorno es virtual, y tu equipo crea esta metáfora del Entorno de Trabajo genial y seguro.

Así que empezé a leerme mil libros y artículos para llegar ala conclusión de que el quiz de la cuestión no estaba en ellos, sino en el propio equipo.

La horizontalidad es la llave de la participación.

Se necesita que todo el equipo tome parte en la creación de esta cultura de equipo que va a generar un Entorno de Trabajo Genial. Así que cambiamos el enfoque desde:

Vamos a crear un entorno de trabajo genial para este equipo

a

Este equipo va a crear el Entorno de Trabajo Genial que van a disfrutar ellos mismos.

El proceso

Resumen: Primero todos definimos juntos el ideal de Entorno de Trabajo que queremos. Después el equipo mismo es quien evalua (todos) donde nos encontramos según las perspectivas de cada uno y el target que queremos lograr. Tras esto definimos y aplicamos medidas que nos hagan llegar al ideal. Y para concluir, se evalua la efectividad de esas medidas. Reiniciar el ciclo.

1.- ¿Cual es el plan del Entorno de Trabajo Genial?

Depende del origen geográfico de los miembros del equipo, de su cultura, tanto personal/social de cada miembro como de equipo, el tiempo que lleváis en la compañía y, o, trabajando remoto, e incluso de preferencias personales. Así que sólo todos juntos podemos definir en equipo lo que consideraríamos ‘Genial’ en el entorno de trabajo. Solo el equipo puede decidir sobre y finalmente construir su cultura de equipo.

Desde luego, en lugar de empezar de cero, puedes usar algunas preguntas como comienzo. Dos opciones: googlear o partir de las mías (que he listado justo aquí abajo y que estoy encantado de discutir si me das un toque). La única regla es que los miembros del equipo tienen que participar desde el minuto cero. O lo antes posible. Porque no se trata de comprender lo que el lead del equipo piensa que es genial, sino lo que los miembros -incluido el lead, sí- están deseando tener como entorno de trabajo genial.

1a.- Mis indicadores o preguntas de ejemplo.

Estos son los indicadores que yo usé (los clasifiqué en tres categorías para hacer más claras las preguntas y las direcciones). Los copio en inglés porque son de experiencias en inglés :

• TEAM SPIRIT
  • WE Have a strong sense of team identity
  • WE Create a positive team atmosphere
  • WE Take pride in the team
  • WE Build a collaborative working climate
• RELATIONSHIPS
  • WE Invest time in building relationships
  • WE Know each other well (the people behind their jobs/roles)
  • WE Trust each other
  • WE Support each other without needing to be asked
  • WE Give each other praise
  • WE Value each other’s differences
  • WE enjoy working together
• COMMUNICATION
  • WE have open, transparent discussions.
  • WE give timely feedback to each other
  • WE are supportive of each other’s role
  • WE feel like we are able to speak up and be heard.
  • WE Provide each other with positive feedback 
  • WE Provide each other with critical feedback 
  • WE Value the contributions, viewpoints, and opinions of all team members

Note: El WE es importante. La horizontalidad es el más poderoso atractor para la participación. Y necesitamos que TODOS los miembros del equipo participen en esto.

2.- Evaluar dónde se encuentra el Equipo.

De nuevo, hay que preguntar al equipo. Yo hago una encuesta con aquellas preguntas que definimos. De modo que la media de las respuestas son los valores de indicadores que usamos como punto de partida. No hace falta comerse la cabeza en esto.

Algunas lecciones que he aprendido:

• Si la encuesta o el formulario tiene un aspecto chulo, se multiplican el número de respuestas y su calidad. Especialmente la calidad de las preguntas abiertas de texto.
• Las herramientas de extracción de datos son tus amigas. No hagas la encuesta en una herramienta que no tengas claro como extraerás y manipularás los datos
• Corolario. Yo uso Crowdsignal o TypeForm.
• Para evitar sesgar las respuestas hacia los que tus compañeros de equipo piensan que quieres oír, la encuesta debe de ser anónima.
• Revisa las escalas que usas. Yo mezclé 0..7, 0..10 y 0..5 (la mayoría) y es un sin Dios.
• Abre espacios para comentarios no obligatorios, pero donde la gente pueda expresarse. Cuando se usan sirven para recoger maravillosamente jugosos y esclarecedores comentarios. No todo el mundo deja comentarios aquí, pero los que dejan son oro.

Esta es la encuesta en cuestión.

3.- Discutir e implementar planes y acciones para hacer el entorno tan genial como queremos

Responder es anónimo, pero tan pronto como tengamos recopiladas las respuestas, el equipo debe tener toda la información. En general, merece la pena empezar por los indicadores que están más bajos. Hay que imaginar procesos, ideas, acciones o cualquier medio para subir esos indicadores porque significa que estaríamos más cerca del entorno de trabajo genial o soñado para los miembros del equipo. ¿Cómo animar la participación del equipo? Aquí van algunas ideas:

• Lo que yo hago es escribir un post donde enseño todos los datos y los comentamos e interpretamos. ¿Algo sorprende? ¿Algo que quisieran explicar? ¿Ideas para aplicar?.
• Me gusta el formato de post y blog porque la participación es pública así que el post con sus comentarios son un ejemplo esclarecedor de la horizontalidad que se busca, al quedar registrado y fácilmente enlazable y recuperable. Tus opiniones, las de lead, no debieran ir en el post, sino como comentarios al mismo nivel que el resto.
• En casos, el post puede que no sea lo suficientemente atractivo para excitar la participación por sí mismo. Necesitarás ayudar a la gente 😉 cualquier reunión de equipo, 1:1… es un buen momento para recordar la importancia del proceso.
• También puedes delegar la responsabilidad de animar esta participación a una persona o grupo en el equipo de modo que ellos seguro que participan, para empezar y darán más credibilidad al intento de implantar la horizontalidad en las discusiones. Y con la horizontalidad, viene la participación.

3b.- Notas en la fase de implementación de acciones.

Una vez que se decidan las primeras medidas o acciones, se puede empezar la implantación. Eso sí, sabiendo que pueden venir más, que la lista no está cerrada. Mi duración sugerida para el proceso de implantación, antes de lanzar la segunda encuesta, es de 9 a 12 meses, por lo que:

• Puedes esperar que los miembros del equipo no estén pensando en ello todo el rato. Pero tú sí debes tenerlo en la cabeza… una trello card ayuda a revisarlo una vez a la semana, por ejemplo.
• El equipo puede añadir nuevas ideas o planes así como quitar algunas que no son tan buenas como parecían. Pro tip: pregunta de vez en cuando en los 1:1 o reuniones.

3b.- Algunas ideas para aplicar a Planes

Comparto algunas de las ideas que tuvimos para crear planes de trabajo

• Dos de las preguntas o indicadores eran acerca de proporcionar feedback en su tiempo y que tuviera aplicación a otros miembros del equipo. Un proceso de revisión por los pares es una buena idea para ayudar aquí. Cuando está bien aplicado un peer review process es un poderoso proceso de team building. En breve haré un post sobre como crear un proceso de peer reviews apropiado para fortalecer la cultura de equipo. Mientras tanto os invito a una charla que he preparado sobre ello, en commit-conf.
• Otra pregunta fue ‘¿Conocemos a la gente del equipo más allá de sus trabajos / roles?’. Como el origen de los miembros del equipo es colorido y variado (diría que pintoresco incluso), aprovechamos para hacer una serie de posts que llamamos ‘What I did’ en los que… bueno… contabas tu vida y tus trabajos anteriores. Además de ser divertido e interesante, nos dio muchas conversaciones.
• Sobre discusiones abiertas y dar valor a cada opinion, mencionaría el proceso de creación de objetivos trimestrales para el equipo. La idea es colaborar en una discusión en la que el equipo responsablemente decida sus objetivos. Estos deberán estar alineados con los de la división, por supuesto, pero hay siempre un grado de libertad para pensar el modo en que mejor podemos contribuir a ellos. E, igualmente, para fijar algunos objetivos que son genuinamente del equipo.

4.- Evaluar los planes y acciones y medir su efectividad.

Tenemos preguntas y una encuesta para convertirlas en indicadores, así que deviera ser pan comido repetir la encuesta y comparar los resultados/indicadores. Yo así lo hago.

Un ejemplo que resume todo (A la izquierda los valores iniciales, a la derecha 9 meses más tarde):

Lo único que diría es que hay que resistir la tentación de hacer la segunda encuesta demasiado pronto. Estamos hablando de relaciones humanas y estas dinámicas no son algo que se pueda forzar, porque tienen su timing si las queremos construir con bases sólidas. Por referencia me decantaría por 9 a 12 meses, pero difiriendo depende de los equipos, dinámicas, cultura, eventos externos…

Por último, como dice esta señora. Evaluar no es solo recolectar datos y ya. Se necesita crear una narrativa que de contexto a estos datos, especialmente cuando hay cambios en el equipo (nuevo lead, miembors, responsabilidades o proyectos) o en el exterior (eventos como un meetup del equipo donde la gente se desvirtualiza, conferencias o congresos donde participan varias de las personas del equipo o incluso todos…). Todo gana con una explicación y, de nuevo, mejor si lo explicamos entre todos.

¿Esto funciona?

Pues sí. De maravilla. Como team lead tendrás que animar al equipo al completo para que participe, especialmente hasta que se calienten los motores y se gane una cierta inercia. Pero tiene sentido y recogerás frutos. Un ejemplo de mi cosecha. 9 meses bastaron para mover desde 3.7 sobre 5 a un increíble 4.8 sobre cinco la respuesta a la pregunta “¿Estamos creando un ambiente de equipo positivo?”. A mí, qué queréis que os diga, esto me parece una justificación suficiente para el proceso al completo.

¡Ah! Estaría encantado de compartir más información sobre la encuesta, el proceso, los detalles… ¡Sólo pregunta!