Una rutina de trabajo en 4 pasos para ser productivo y feliz.

Hace un par de semanas compartí mi rutina de trabajo con mis compañeros del grupo de leads de Happiness en Automattic. Como lo mismo puede ser útil para que más gente encuentre algunas ideas, aquí la dejo:

¿Cual serían las ideas más importantes?

  1. Hacer una revisión diaria de las prioridades.
  2. Tener una rutina para comenzar el día y seguirla. Bonus: Un workflow de Alfred.
  3. Dedicar tiempo a tí mismo y a las personas.

Mi rutina de trabajo empieza la tarde anterior.

Hago Yoga por la tarde (mi colega Sasha, que me inspiró ésto, también escribe y lo hace muy bien sobre morning routines). Normalmente lo hago con mi mujer (15 – 20 minutes, no más) y, desde ese momento, trato de no usar ninguna pantalla hasta que me duermo. Esto es genial y me ha ayudado de varios modos:

  • Consigo tiempo para dedicarlo intencionalmente a mi familia y a mí mismo. Esto es una fuente de contento brutal. Y el estar contento dispara la productividad.
  • Duermo más. (No más Netflix en la cama).
  • Cuando voy a la cama estoy preparado para dormir. Duermo mejor.

Despertarse

Uso esta aplicación para despertarme de 6:10 a 6:40. La app monitoriza el sueño y te despierta cuando estás acabando un ciclo de sueño, así que te encuentras más fresco. Hago cafecito y desayuno (pan con AOVE y azucar + zumo de naranja). Me encanta moler el café como primer paso y sentir el aroma invadiendo la cocina (uso este magnifico café). Cuando acabo, estoy listo para ir a mi home office.

Encender el ordenador

Cuando entro a mi oficina (tener una habitación separada es crucial) enciendo mi ordenador y lanzo el workflow de Alfred que abre todo lo que necesito para empezar:

  • Safari para Slack – no uso la app- y mynoise.
  • Firefox para las cosas que tienen que ver con el equipo: el planificador, el dashboard del equipo, los documentos de agenda de los 1:1… (tener estos documentos siempre abiertos, junto con Trello, me permite registrar o anotar las cosas cuando surgen, sin dilación).
  • Mail y Calendario, con alguna otra cosa, en Chrome.
  • Trello
  • Simplenote, la mejor aplicación de toma de notas de la historia.
  • Algunas imágenes y diagramas.

Alfred me deja el laptop preparado para trabajar conmigo. Pero yo todavía requiero un par de cosas.

Mi rutina de trabajo en colores

Me gustan los esquema en papel y los cambio cada cierto tiempo. Hago una foto y la guardo en mi ordenador y la abro en el workflow de Alfred para comenzar el día. La imagen de arriba es un ejemplo de lo que tenía hace unas semanas (¡Ya la he cambiado!) y es basicamente lo primero que veo en la pantalla al empezar a trabajar. Esas 3 secciones de colores son el eje de mi working day.

Primero, autoconsciencia y cuidar de uno mismo.

Comienzo con un poco de awareness y self-care como dicen en la lengua del imperio… (Lo verde del esquema).

  1. Por una temporada he usado tarjetas de self-mastery (aunque dejé de usarlas y creo que me gusta más el happyfeed o simplemente escribir unas cuantas lineas en mi cuaderno). Puedes usar cualquier mini-acción para encontrar sentido y sentimiento de autoconsciencia.
  2. Uso HeadSpace por 10 minutos para hacer un poco de meditación. Me da claridad de mente. Todo parece mejor organizado después.
  3. Escribo una lista de cosas que quiero hacer esa tarde con mi mujer y mis pequeños.
Algunas de las self-mastery cards

Cuidarse y planificar el día

Después de esto, empiezo la parte azul. El punto clave para crear una rutina de trabajo es ponerle los límites. Los míos son normalmente de 7 a 3 y con un descanso de 1 hora + 1 hora por la tarde que uso normalmente para meetings con mis compañeros de US. Pero dependiendo de lo que hay que hacer y como encaja con los meetings o de otras necesidades de mi vida personal (como una reunión con el profesor de mi hija o una cita con la dentista) pues puedo adaptarlo al marcar las prioridades de la jornada y mi working time.

Tengo una lista de proyectos y otras ‘to-do’ en Trello cards + descripciones de proyectos y su estado en Asana. Miro mi agenda y cruzo lo que tengo que hacer con el tiempo que me queda después de compromisos como reuniones, 1:1s… De este modo hago una lista de prioridades para el día.

¡Comunicación es Oxígeno!

En ese momento empiezo a tratar con la comunicación (1,2,3 en la sección roja). Esto significa que leo todos los mensajes desde la última vez. Primero leo (o ignoro) mensajes directos de Slack, menciones y canales favoritos. Bonus tip: Quita de vez en cuando favoritos de tu lista. Una vez acabo con Slack voy al email, donde básicamente tengo subscripciones a blogs y P2s). Y para terminar voy a por los hilos de Basecamp. Y ya no leo email/basecamp/slack hasta el día siguiente salvo que tenga una buena razón (y con la excepción de algunos DMs o menciones).

Para cada mensaje tomo una decisión de estas 4 de inmediato (Ari Meisel me inspiró esto, con sus 3 acciones: Delete, Do and Defer):

  • Lo respondo (sería el equivalente a Do)
  • Añado una tarea o una nota a una tarea existente a Trello / Asana / Todoist, para tratar con ello más tarde. (Do o Defer)
  • O delego o lo paso a una persona más apropiada (También sería Do)
  • No hago nada y lo olvido inmediatamente. (Delete)

Cuarto y último. Proyectos y Actividades.

En este momento ya tengo una clara idea de lo que necesito hacer y sus prioridades. Así que no tengo que perder tiempo en decidir qué va después y puedo concentrarme en «hacer las cosas«. Básicamente no me preocupo acerca de los proyectos o flujos de trabajo que elegí conscientemente ignorar durante ese día y esto deja espacio en mi cerebro para trabajar en los proyectos que decidí de modo más enfocado y con mayor claridad mental.

¿Cual es tu rutina de trabajo? ¿Qué te funciona?

PS: Gran Kudos a mr. Ibon Azkoitia por darme una colleja y hacer que mejore el post.

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