Este es el resumen de une experimento para promover la participación específicamente dirigido a P2s, pero reutilizable para cualquier comunicación en equipos remotos. Moraleja: cuando el team lead publica lo menos posible, parece dejar espacio para que otros lo hagan, teniendo un impacto maravilloso en la participación de los otros miembros del equipo. (No lo des todo por hecho. También se necesita animar algunos miembros para catalizar el cambio y promover participación, especialmente al principio).

Primero, ¿Qué es un P2?

P2 es un theme para blogs de WordPress y que define una relación no jerarquica (horizontal) donde los miembros del equipo -y todo participante- pueden ser admins. Permite colaboración no síncrona bajo la forma de discusiones, conversaciones, ficheros compartidos, proyectos… Estas discusiones, como todos los elementos referenciados tienen su propio link, así que son visibles, enlazables, reutilizables. En mi opinión los P2 son una de las herramientas más directas y sencillas para promover la participación y hacer que las discusiones sean productivas.

Otras alternativas para este género de participaciones (cada uno con sus propias peculiaridades) son los foros, github o incluso google docs -con algunas limitaciones- o slack o Riot/Matrix (ahora element) o Twist (esta me mola). Las herramientas Slack-like son importantes, pero diría que normalmente más a un nivel de conversación informal y casual. Se pueden usar ¡Seguro! Sin embargo los P2 son geniales para poner las discusiones en valor y reutilizarlas. Para entender cómo encajan los P2 en el esquema de participación de una organización distribuida, recomendaría este post o este otro post, ambos en la lengua del imperio, eso sí.

Nota: he excluido las wikis porque se centran más en el resultado final que en el proceso, por lo que sus efectos son perniciosos para promover participación más allá de la oligarquía participativa en cada grupo.

¿Porqué se requiere promover la participación? Porque es la clave de la productividad.

La participación es crucial para sacar lo máximo posible de nuestros miembros del equipo. Si se pretende obtener de ellos algo más que lo minimo indispensable según el descriptivo del puesto, no se necesita empoderarlos. Simplemente dejarles participar y que muestren libremente el poder que ya tienen es suficiente. Los outcomes de los proyectos mejoran con nuevos ojos y manos. Los debates y las discusiones se enriquecen cuando todos los miembros del equipo no solo pueden sino que son animados a tomar parte.

Si quieres que los miembros del equipo participen, ¡déjales participar!

Como he dicho en bastantes otros artículos creo firmemente en la horizontalidad y la transparencia / apertura (más) para catalizar la participación. Una presencia excesiva del team lead podría romper la metáfora y ahogar la participación y con ella toda traza de pensamiento divergente o genuino, incluso la diversidad de temas de convesración y con ello, remover la creatividad. Si los miembros del equipo tienen la libertad de comenzar discusiones ‘a su manera’, ¿porqué no ir un paso más allá? Dejemos que lancen las discusiones sobre los temas que prefieran, en lugar de que solo comenten en los posts, issues o llamadas del team lead.

El experimento: estate menos presente

En pocas palabras, intenté bajar mi porcentaje de publicaciones que hacía como team lead en el P2, tanto como fuera posible. Confié en que esto lanzaba un mensaje inequívoco: que los miembros del equipo podían -y debían- empezar ellos mismos las conversaciones y discusiones.

Lo cierto es que no estaba seguro de que esto fuera suficiente así que animé la participación en paralelo (en slack con DMs, en las reuniones semanales, en los 1:1s…). Siempre he sido muy intencional y explícito cuando toca a promover la participación y animar a participar en las discusiones especialmente en posts (lo que no está publicado y linkable simplemente no acaece). Al principio tomó un poco de esfuerzo y tiempo para que esto se asumiera en la cultura de equipo, pero es una parte de nuestro credo ahora. Algunos ejemplos:

• Tenemos varios posts semanales que son publicados por los team members. Ejemplos de estos posts son el digest semanal o ‘what to read’ post, la agenda del hangout de equipo, el post de TILs (Today I learned) -donde compartimos y capitalizamos aprendizajes- y el post semanal donde trackeamos el trabajo. Quien publica el post deja su huella, decidiendo tanto el formato como la implementación y el contenido. Nota: Os prometo que flipa como esto puede alentar la creatividad y el engagement.
• Publicamos un buen número de posts casuales o de team bonding. Por ejemplo: posts acerca de nuestras experiencias pasadas. Otros -idiom posts- se publicaban para celebrar la diversidad de lenguages nativos que tenemos y en los mismos compartíamos como se dicen o traducen idioms en diferentes lenguajes. Como nuestro equipo se llama Neptune, pues también compartimos fotos de esculturas de Neptuno por el mundo…
• Cualquier miembro del equipo es animado a publicar un post con sus aprendizajes o investigaciones sobre un tema determinado o cualquier cosa que pueda ser reutilizada (un libro que han leído, un curso o un podcast que les ha gustado, un TIL sobre el que quieren elaborar un poco más en profundidad, productivity tricks…)
• Cualquier miembro del equipo es animado a publicar un post para empezar una discusión, desde una review para una interacción que han tenido (pidiendo peer reviews) hasta ideas para el próximo meetup.
• Damos mucha importancia a la participación, no solo en nuestro P2 del equipo, sino también en cualquier otro blog/p2 de la compañía e incluso publicamos recaps de las participaciones para animar el hecho y celebrarlo.

El experimento: algunos flujos en paralelo

Tuve una discusión muy interesante sobre este experimento con algunos otros team leads de Automattic en la que descubrí algunos flujos paralelos interesantes. (Gracias en especial a Erin y Sasha por sus inteligentes y jugosos puntos de vista)

Postponer tus respuestas en las conversaciones (no solo en P2, sino en charlas) es un enfoque que algunos hemos aplicado como team lead. El sonido de grillos fuerza la participación porque es en cierto modo incómodo. Pero una vez la participación es entendida como no opcional sino el único modo de construir el equipo y que este extraiga valor de sus miembros, creo que todo el mundo disfruta los silencios de los leads.

Una perspectiva como profesor. He trabajado algunos años como profe y lecturer en la UNED y UVQ en programas donde se usaba foros y slack para implementar comunidades de aprendizaje. En este escenario comprendí lo importante que es que el profesor (lead) deje a los otros participar. Dada la autoridad del profesor, de otro modo hay un riesgo de que los alumnos tiendan a seguir acríticamente lo que el profesor dice. Y esto soporta un aprendizaje meramente transmisivo donde el conocimiento no se enriquece, sino que se pasa simplementente. Una pena. La magia ocurre cuando el profesor permite a los estudiantes compartir y discutir sus opiniones y puntos de vista, incluso mejor cuanto más divergente sean. No solo hay magia porque los estudiantes aprenden más y mejor. También porque el profesor se permite a sí mismo aprender de los alumnos, al final deviniendo un mejor profesor, más sabio, menos microcontrolador. Por suerte los equipos en Automattic no tienen esta jerarquía tan marcada, pero la metáfora es muy explicativa.

Sobre la transparencia en la comunicación. Yo no estoy radicalmente en contra de los intercambios o conversaciones en privado, porque algunas veces tiene sentido. Pero en general yo sugiero la transparencia por defecto, incluyendo el hacer discusiones públicas en la mayoría de los casos. La transparencia es especialmente crucial en compañías remotas donde no puedes permitirte la pérdida de contexto que una falta de transparencia podría ocasionar. Si el proceso de discusión, mejora continua y los proyectos descansan sobre la iteración, una pieza que falta en el puzzle puede generar retrasos (iteraciones perdidas) que son mayores si tienes una gran diversidad de zonas horarias. Además la transparencia funciona como una invitación a participar para todo el mundo, abriendo las discusiones.

Sobre los miembros del equipo que se pueden sentir forzados a participar. Los resultados de la experiencia son geniales. Y prefiero pensar que los miembros de mi equipo están animados a participar por la horizontalidad y el sentido de ownership. Pero puede ocurrir que una parte del éxito se explique en terminos de que los miembros del equipo vean mi entusiasmo y no me quieran explotar la burbuja 😛

No hay ‘balas de plata’ ni ‘tallas únicas’ en cuanto a técnicas para promover la participación. Estamos tratando con personas lo que hace todo mucho más complicado… ¡y divertido!

El experimento: resultados.

Vale. Pues eso, que puse a prueba el experimento y parece que los resultados fueron buenos…

El gráfico muestra resultados para un periodo bastante largo, 18 meses, así que incluye el impacto de algunas dinámicas externas. No incluye mediciones de antes de empezar el experimento, pero tomadme la palabra de que la participación del lead en publicación de posts rondaba el 85% y la participación en total era bastante más reducida.

• A partir del sexto mes cambiamos la estrategia de revisiones por los pares hacia una mayor jugosidad de la discusión por lo que se comenzaron a publicar menos de estos posts.
• Algunos de los miembros con una mayor tiempo en el equipo -y más participativos- se movieron a otros equipos. (Desde septiembre de 2019).
• COVID-19 ha tenido un impacto profundo en casi todo (El tercer periodo de menos posts, desde Marzo de 2020 coincide con la pandemia y aunque la participación medida en posts muestra signos de recuperación, ha sido… bueno, ya sabéis cómo ha sido).

Pero… y esto es lo realmente increible aún con todo en contra publicamos de manera sostenida más de 40 post al mes. Y menos del 15% de estos fueron míos (del team lead).

Y en términos de comments + posts, estos son los resultados y la ratio diaria.

El experimento: efectos colaterales.

Me da la impresión de que esta experiencia es muy útil para promover participación no solo en el p2 del equipo. Fortalece el músculo de participar por lo que he podido ver en paralelo que la participación en todos los ámbitos y discusiones de la divisón e incluso a nivel compañía de los miembros de mi equipo se ha multiplicado (y con esto sus opciones de promoción y encontrar oportunidades de hacer cosas chulas). Merece mucho la pena.

El experimento: discusión.

No estoy diciendo que publicar menos posts o hablar menos sea la arma definitiva para promover participación. Soy consciente de que hay muchos otros factores como el entorno, la cultura de equipo y sus dinámicas… Pero en todo caso, parece que el impacto es cierto así que puede que merece la pena probarlo.

¿Has probado esto o algo similar con tu equipo?